Systemy Wspomagające Zarządzanie Symfonia

4.Rozwój standardowych i dedykowanych funkcjonalności programów Symfonia

4.1 Zautomatyzowany proces sprzedaży i zakupu

Zautomatyzowany proces sprzedaży i zakupu zapewnia: 
⦁ Maksymalne usprawnienie obsługi sprzedaży poprzez automatyzację standardowych czynności, takich jak: utworzenie oferty, rejestracja zamówienia, rezerwacja czy wydanie towaru. Kolejne dokumenty powstają na bazie poprzednich z pełną kontrolą tego procesu. 
⦁ Stworzenia narzędzi do śledzenia, opisywania i  koordynowania całego procesu biznesowego poprzez tworzenie powiązań między zamówieniami, fakturami, dokumentami magazynowymi oraz płatnościami i zleceniami.
⦁ Stworzenie możliwości wprowadzania zmian i edycji wystawianych dokumentów aż do momentu zatwierdzenia dokumentu w module księgowym, co daje pełną elastyczność oraz ogranicza ilość wystawianych dokumentów czy korekt.
⦁ Stworzenie możliwości powielanie transakcji, tworzenie kopii już istniejących dokumentów i ich wydruk z wykorzystaniem szablonu faktury, który łatwo dostosujesz do swoich potrzeb dzięki nowoczesnemu, graficznemu kreatorowi wydruku.
⦁ Zarządzanie fakturami elektronicznymi, które mogą trafić do Twojego klienta za pomocą poczty e-mail lub poprzez specjalny portal miedzyfirmami.pl, co pozwala dodatkowo śledzić stan dokumentu oraz otrzymać informację
o pobraniu faktury przez odbiorcę.
⦁ Prowadzenie prostej lub złożonej polityki cenowej, gdzie oprócz rabatów dla towaru czy wybranego kontrahenta możesz prowadzić zaawansowane cenniki okresowe, promocje na wybrane grupy towarowe lub obowiązujące tylko konkretną grupę klientów.
⦁ Prezentacja danych modułu w postaci czytelnych zestawień operacyjnych czy zaawansowanych analiz przekrojowych.
⦁ Rozszerzenie ewidencji danych kontrahenta, zarówno podstawowych (dane teleadresowe, NIP), jak i dodatkowych, zdefiniowanych przez użytkownika. Możesz dodać dowolną ilość cech kontrahenta, opisując jego typ, definiując jego opiekuna lub inne dane wymagane w procesie sprzedaży. 
⦁ Generowanie raportów, które dostarczą pełne informacje na temat przebiegu procesów biznesowych. Dostęp do szczegółowych analiz i szablonów pozwoli je zautomatyzować, przyspieszyć i maksymalnie usprawnić. Począwszy od zakupu, a skończywszy na wydaniu towaru i rozliczeniu transakcji – daje pełną kontrolę nad każdym procesem oraz szybki dostęp do informacji zarządczych, m.in. do realizacji planu sprzedaży handlowca, procentowego poziomu rabatu czy rentowności produktu. 

4.2 Rozbudowane mechanizmy rozliczeń z kontrahentami

⦁ Przypisania warunków płatności do kontrahenta lub rodzaju transakcji.
⦁ Przyjmowania wpłat do transakcji z uwzględnieniem kompensat czy korekt do dokumentu źródłowego.
⦁ Ewidencji kilku numerów kont bankowych z możliwością weryfikacji ich
na białej liście podatników VAT.
⦁ Wygenerowania szeregu raportów związanych z rozrachunkami
z kontrahentami dających pełny obraz zobowiązań i należności, sortowania ich według terminu płatności, typu transakcji czy rodzaju kontrahenta.
⦁ Współpraca z bankowością elektroniczną poprzez wczytywanie wyciągów bankowych oraz generowanie płatności wychodzących
⦁ Wystawianie i przesyłanie dokumentów elektronicznych do kontrahentów oraz kontrola ich stanu (przyjęta, odrzucona). 

4.3 Inne modyfikacje na potrzeby przedsiębiorstwa

⦁ Modyfikacje programu poprzez programowanie własnych rozwiązań, np. dodatkowe procedury sprzedażowe (informacja o przekroczeniu limitu kontrahenta przed zatwierdzeniem faktury), nowe okna dorabiane na etapie wdrożenia czy definiowanie dodatkowych pól, jakie wykorzystywane są w dokumencie, według uzgodnień.
⦁ Integracja z systemem zamówieniowym, sklepem internetowym, obiegiem dokumentów i systemem produkcyjnym.
⦁ Definiowania i przypisywania wymiarów analitycznych (dodatkowych cech, informacji) do towarów, kontrahentów, pracowników, dokumentów handlowych, słowników, miejsc powstawania kosztów i ich raportowanie w module Business Intelligence, według uzgodnień. 
⦁ Przenoszenie wartości wymiarowania dokumentów między modułami systemu Symfonia na poziome profesjonalnym – np. oznaczenie projektem rozchodu wewnętrznego, oznaczenie zamówienia handlowcem, co przełoży się na wystawioną fakturę i finalnie trafi do modułu księgowego.
⦁ Dodawanie własnych pól do formularzy dokumentów, do pozycji dokumentów, definiowane własnych widoków na dokument w zależności od roli użytkownika w organizacji według uzgodnień.
⦁ Definiowanie konfiguracji własnych układów kartotek, prezentacji wybranych pól z dokumentu oraz zapisywanie ich dla określonych ról w firmie, według uzgodnień.
⦁ Tworzenie własnych modułów PRISM, rozszerzania funkcjonalnego aplikacji, dopisywania własnych okien czy rozwiązań indywidualnych (np. osobne okno z charakterystycznym dla branży procesem).
⦁ PluginSQL – możliwość wdrożenia własnej logiki biznesowej w dokumentach w postaci procedur bazodanowych przy zapisywaniu dokumentów lub wywołanych na żądanie użytkownika (np. przeliczanie rabatu, wyliczanie daty realizacji, metody pakowania, podsumowanie wagi, wyliczanie średniej wartości zamówienia, ostatniej ceny sprzedaży).
⦁ Możliwość wykorzystania skryptów C# do realizacji własnej logiki aplikacyjnej, dopisywanie własnych funkcjonalności, nowych okien prezentujących dane z systemu lub innych źródeł, obsługa specyficznych dla branży procesów biznesowych.

4.4 Najważniejsze procesy produkcyjne obsługiwane przez rozwiązania Symfonii

⦁ Karty technologiczne z Symfonią zdefiniujesz normy.
W postaci kart technologicznych (przewodników technologicznych), pozwalających na tworzenie zmiennych wariantów (rewizji) do tego samego wyrobu, uwzględniających w specyfikacji materiałowej (BOM-ie) użycie równoważnych konstrukcyjnie surowców (zamienników), operacje technologiczne, odpady oraz produkcyjne straty technologiczne.
Karta technologiczna agreguje dane projektowe dotyczące m.in. parametrów produkcyjnych wyrobu, jak typ wyrobu (wyrób gotowy, półprodukt, inne), precyzja, pracochłonność, wielkość szarży wyrobu, wielkość partii wyrobu.
⦁ Planowanie i przygotowanie produkcji
Utworzysz plany produkcyjne, w których decyduje się zarówno o ilości wyrobu, jak i technologii produkcji. Możliwe jest tworzenie wielu wariantów planów produkcyjnych
wraz z możliwością wstępnego sprawdzenia stanów magazynowych oraz uzyskania bilansu brakujących składników przed wygenerowaniem zleceń produkcyjnych i przystąpieniem do realizacji.
Przygotujesz także plan produkcji zgodnie ze strategią produkcyjną – w oparciu o zamówienia klientów (zarejestrowane w module Handel) lub na zapas. Sprawdzisz, jaki jest status zaawansowania zlecenia produkcyjnego,
a handlowcy będą śledzić stan realizacji zamówienia od klienta.
⦁ Elastyczne zarządzanie technologiami
W programie:
obsłużysz wiele kart technologicznych do jednego kodu towarowego;
przypiszesz kartę technologiczną do wydziału produkcyjnego;
zyskasz dostęp do dokumentacji konstrukcyjno-technologicznej w formie plików graficznych (dowolny format pliku np. pdf, dwg);
zaprojektujesz proces technologiczny korzystając z wielopoziomowej obsługi technologii zarówno wyrobów gotowych, jak i półproduktów, z zastosowaniem surowców (lub ich równoważnych konstrukcyjnie zamienników) lub półproduktów.
⦁ Realizacja produkcji
Rozliczysz i zaewidencjonujesz surowce, półprodukty i wyroby gotowe. Dokonasz
rejestracji i ewidencji szarży i partii produkcyjnej. Zarejestrujesz czas wykonywania operacji technologicznej. Zmodyfikujesz kartę technologiczną w zakresie marszruty, surowców, materiałów, normaliów bezpośrednio na hali
w module Symfonia Panele Meldunkowe.
Zameldujesz wykonanie (status) operacji technologicznej, części lub całości zlecenia produkcyjnego z informacją o ilości wyrobów wadliwych, tzw. braków, w czasie rzeczywistym.
W edytorze wydruków przygotujesz i wydrukujesz etykiety na produkty, opakowania zbiorcze
i logistyczno-transportowe.
⦁ Łańcuch dostaw
W oparciu o aktualne stany we wszystkich magazynach, rezerwacje
w magazynach, produkcję w toku, przyjęte zamówienia, planowane zlecenia produkcyjne czy historyczną fluktuację przygotujemy symulację zapotrzebowania na surowce, materiały, normalia oraz przygotujesz i zrealizujesz zamówienia własne na brakujące towary.
⦁ Zamienniki półproduktów
Dzięki tej opcji masz możliwość stosowania zamienników półproduktów w technologiach.
⦁ Raportowanie i optymalizacja
Indywidualne raporty związane z procesem produkcji dostosowanym do potrzeb.
Wydruki w systemie wraz z możliwością ich eksportu w standardowych formatach: pdf, doc, xls, xml.
⦁ Rozliczenie produkcji
Przygotujemy możliwość rozliczenia ilościowego oraz wartościowego produkcji (Techniczny Koszt Wytworzenia, TKW). Rozliczenia strat technologicznych. Będzie można zarządzać kartami pracy oraz gospodarką odpadami produkcyjnymi.

4.4 Najważniejsze procesy kadrowo-płacowe obsługiwane w Symfonii istotne dla przedsiębiorstwa

⦁ Ewidencja danych pracowników – od rozpoczęcia do zakończenia umowy
Program ewidencjonuje dane osobowe i identyfikacyjne, dodatkowe informacje i dane kontaktowe, jak rodzina, informacje o wcześniejszych miejscach pracy, umiejętnościach i wykształceniu oraz wiele innych informacji. Uwzględnienie wszystkich informacji wymagane dla pracowników zgodnie z przepisami i wymogami instytucji do których raportowane są dane o pracownikach (w tym ZUS i US). 
Zostaną utworzone własne pola do ewidencji danych zgodnych ze specyfiką i potrzebami przedsiębiorstwa. Dla każdej wprowadzonej danej rejestrowana jest informacja o użytkowniku wprowadzającym dane, dacie i godzinie dodania informacji oraz jej modyfikacji. 
⦁ Wygodne wydruki
Na każdym etapie stosunku pracy przygotowywanie właściwych dla niego wydruków – od kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o pracę i pierwszej umowy do świadectwa pracy wydawanego po zakończeniu stosunku pracy. Wydruki można dostosować do wymogów przedsiębiorstwa – np. umieszczając na nich logo, znak wodny czy uwzględniając w ich treści specyficzne zapisy.
⦁ Ewidencja wszystkich danych na jednym rekordzie pracownika
W przypadku ponownego zatrudnienia tej samej osoby w przyszłości wszystkie wcześniej zaewidencjonowane dane osoby pozostają dostępne. Historyczne dane pracowników można archiwizować oraz –o ile pracownik złożył stosowną prośbę – anonimizować.
⦁ Pełne rozliczanie wynagrodzeń pracowników
Listy płac – przygotowywanie wypłat podstawowych i dodatkowych, możliwość naliczania pojedynczych pracowników oraz dynamiczne przeliczanie wynagrodzeń – wprowadzone zmiany kwoty przeliczane są i prezentowane natychmiast.
Możliwość przygotowania próbnych list płac, agregowania kilku list, prezentowania ich z uwzględnieniem korekt lub bez.
Samodzielne określanie, które kolumny są prezentowane i w jakiej kolejności oraz czyje wynagrodzenie będzie prezentowane na której liście.
Gotowe listy płac dostępne są w formie wydruków oraz arkuszy kalkulacyjnych oraz umożliwiają przygotowanie przelewów elektronicznych na konta pracowników lub rozliczenia wypłaty gotówką.
⦁ Wypłaty wynagrodzeń
Miesięczne wynagrodzenia zasadnicze oraz godzinowe, wraz z obsługą ponad 100 dodatkowych składników płacowych – premii, nagród, prowizji, akordów, dodatków (w tym stażowych i funkcyjnych), nadgodzin zwykłych i średniotygodniowych, wynagrodzeń przestojowych.
Pracownikom można przypisać dowolną ilość dodatkowych składników płacowych.
Możliwość utworzenia dowolnej ilości dodatkowych składników bazujących na własnych algorytmach wyliczania – zarówno przeznaczonych do wypłat jednorazowych, jak i uwzględnianych co miesiąc w systemie wynagrodzeń pracownika.
⦁ Świadczenia w naturze
Rozliczanie dodatkowych świadczeń dla pracowników, których wartość stanowi przychód zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Świadczenia socjalne, dodatkowe pakiety medyczne i ubezpieczenia, świadczenia rzeczowe, wpłaty PPK i inne. Podobnie jak w przypadku składników wynagrodzeń katalog dostępnych świadczeń można rozszerzyć tworząc nowe pozycje.
⦁ Potrącenia
Potrącenie od kwot netto, z tytułem wykonawczym i alimentacyjne (wyliczane automatycznie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa – także w przypadku zbiegu potrąceń), kary pieniężne, potrącenia za zgodą pracownika, pożyczki, PPK i inne potrącenia. Katalog potrąceń można rozszerzyć o nowe pozycje.
Część potrąceń od netto – np. zajęcia komornicze i alimenty – może być przelewana elektronicznie na konto wskazanego odbiorcy równocześnie z wypłatą pracownika.
⦁ Korekty wynagrodzeń 
Korygowanie wynagrodzeń
i rozliczanie wyrównań, zwroty nadpłaconych i niedopłaconych składek ZUS, zmiany
w rozliczonych w przeszłości wynagrodzeniach, zamiany nieobecności na inne (np. rozliczenie choroby pracownika, która wydarzyła się w trakcie już rozliczonego urlopu), możliwość waloryzacji wynagrodzeń.
⦁ Rozliczanie czasu pracy i nieobecności
Kalendarze prowadzone są z dokładnością nawet do jednej minuty, a okres rozliczeniowy może wynosić od standardowego 1 miesiąca aż do 12 miesięcy.
Ewidencja pracy według harmonogramu oraz poza harmonogramem oraz nadgodzin – zwykłych i średniotygodniowych, z możliwością odbioru na wniosek pracodawcy i pracownika.
Oznaczanie i ewidencjonowanie pracy wykonanej zdalnie oraz delegacji pracowniczych.
Opcjonalnie możliwość integracji z zewnętrznymi systemami rejestracji czasu pracy (RCP) oraz rozszerzeniem Symfonia e-Pracownik. 
⦁ Obsługa nieobecności
Obsługa ponad 30 rodzajów nieobecności.
Zwolnienia lekarskie mogą być zarówno wprowadzane ręcznie, jak importowane z plików pobranych z PUE, a opcjonalnie także wczytywane bezpośrednio z PUE przez API.
Ewidencja urlopów wraz z wyznaczaniem wymiaru urlopu na podstawie prowadzonej ewidencji i kontrola wykorzystania urlopów wypoczynkowych zwykłych
i na żądanie.
Odbiory dnia wolnego za święto ustawowe przypadające w sobotę oraz odbiory nadgodzin.
Opcjonalnie możliwość obsługi elektronicznych wniosków urlopowych przez pracowników i kierowników w rozszerzeniach
Symfonia e-Pracownik lub Symfonia HRcloud.
⦁ Wpływ nieobecności na wynagrodzenia pracowników
Stawki wynagrodzeń za nieobecności i czas przebywania na zasiłkach wyznaczane są
z uwzględnieniem właściwych przepisów prawa.
Podczas ich ustalania obliczane są właściwe wartości na podstawie danych
z wcześniejszych wypłat, zgodnie z konfiguracją systemu. 
Wykorzystywane w firmie składniki wynagrodzeń można dostosować pod kątem ich wpływu na przyszłe nieobecności zgodnie z zapisami w regulaminie wynagrodzeń
i interpretacjami przedstawionymi przez ZUS
i PIP.
⦁ Wydruki kadrowe, płacowe i inne raporty
Udostępniamy ponad 130 różnych wydruków przydatnych w codziennej pracy. Gotowe i uzupełnione wymaganymi danymi pracowników umowy o pracę, aneksy i wypowiedzenia umów o pracę, kwestionariusze, zaświadczenia, wnioski, oświadczenia, podania, zgody. 
Dla większości wydruków możliwe jest przygotowanie własnych wzorów zawierających wymagane w danej organizacji zapisy, czcionki, logotypy czy znaki wodne.
Część raportów można wysłać w zaszyfrowanych mailach (np. PIT-11, paski wynagrodzeń).
Możliwość publikacji przygotowanych w systemie raportów w elektronicznej dokumentacji pracowniczej prowadzonej w e-Teczce (opcjonalnie).
⦁ Raporty płacowe
Listy płac, podsumowania, karty wynagrodzeń, paski pracownicze, zestawienia – użytkownik sam może decydować, które kolumny i pozycje są na nich prezentowane i w jakiej kolejności, oraz określić nazwy pozycji wykorzystywane na wydrukach zgodnie z potrzebami raportowymi w danej firmie. 
Dzięki temu w zależności od potrzeb można prezentować mniej lub bardziej szczegółowe informacje.
W standardzie skonfigurowane zestawienia wykorzystywanych przy typowych listach płac i wypłat z umów cywilnoprawnych, raportów do sprawdzania naliczonych składek ZUS i podatków. Wyniki raportów dostępne w pdf oraz (w większości)
w formacie MS Excel. 
⦁ Księgowanie wynagrodzeń
W Symfonia Kadry i Płace można zdefiniować dla dowolnych składników wynagrodzeń, świadczeń, naliczeń, potrąceń czy kwot do wypłaty schematy księgowe wykonujące tę pracę za użytkownika. 
Po odpowiednim skonfigurowaniu możliwe jest przygotowanie dokumentu od ręki
i natychmiastowe przesłanie go bezpośrednio do jednego z narzędzi księgowych Symfonii. Mechanizm księgowy umożliwia zarówno przygotowanie księgowań zwykłych,
jak i równoległych.
Oprócz księgowań statycznych możliwe jest wykorzystanie kont księgowych konstruowanych dynamicznie, np. rozksięgowanie łącznych kosztów pracy pracownika na podstawie przepracowanych godzin według działów, zespołów, prowadzonych projektów i zadań. Opcjonalnie dane, na podstawie których zostaną przygotowane księgowania – na przykład czas pracy na projektach – mogą być ewidencjonowane on-line przez pracownika i jego przełożonego w portalu pracowniczym.
Księgowane wynagrodzenia mogą być także dodatkowo zwymiarowane na podstawie danych o pracowniku przechowywanych w systemie kadrowo-płacowym
Księgowanie wynagrodzeń przed pierwszym użyciem wymaga konfiguracji wdrożeniowej. 
⦁ Wysyłka pasków i PIT zaszyfrowanym mailem
Możliwość dostarczania wybranych raportów systemu – w tym deklaracji podatkowych PIT-11, pasków wynagrodzeń, dokumentów Z-3/Z-3a, skierowania na badania lekarskie i innych w zaszyfrowanych załącznikach dołączonych do wiadomości e-mail.
Dokumenty wysyłane w ten sposób mogą być także podpisane cyfrowo podpisem kwalifikowanym przez specjalistę ds. kadr i płac.
Wysyłka odbywa się albo przez serwer poczty SMTP, albo korzystając z lokalnego klienta poczty MS Outlook.
Każdemu pracownikowi można utworzyć indywidualne hasło wykorzystywane na potrzeby szyfrowania przesyłanych w ten sposób dokumentów lub wykorzystać istniejącą już niejawną informację (np. numer PESEL).
⦁ Wbudowane przypomnienia
Przypomnienia dają dodatkowe możliwości kontroli najważniejszych dat i terminów związanych z ewidencją kadrową.
Badania lekarskie – przypomnienia o konieczności wykonania badań wstępnych i okresowych, a dla osób przebywających na długich zwolnieniach lekarskich także o badaniach kontrolnych (po 30 dniach nieprzerwanej choroby).
Umowy o pracę – przypomnienia o nadchodzących terminach zakończenia umów zawartych na czas określony i okres próbny.
Przypomnienia użytkownika – specjaliści ds. kadr i płac pracujący na systemie mogą dla dowolnej osoby wprowadzić przypomnienia o zadaniach do wykonania – np. konieczności dostarczenia dokumentu, przygotowania zaświadczenia, innych ważnych zadaniach do wykonania w przyszłości.
Przypomnienia wdrożeniowe – możliwe do wdrożenia przypomnienia powiązane z danymi zawierającymi daty, dostępne dla większości pól w systemie.
Zastosowanie przypomnień znacznie poprawia komfort pracy na systemie i zmniejsza szansę na przeoczenie ważnych terminów.

4.5 Najważniejsze procesy organizacji ujęte Systemie Obiegu Dokumentów

⦁ Przetwarzanie zewnętrznych dokumentów realizujemy poprzez skanowanie faktury, umów, itp. z wykorzystaniem OCR do formatu pdf i xml aby dalej już zajmować się dokumentem elektronicznym. Pozwala to na większą przejrzystość i zoptymalizowanie działań na każdym etapie obróbki tych dokumentów. Dzięki takiej zmianie działanie takie jak opis merytoryczny, akceptacja kosztowa, akceptacja merytoryczna, wszelkie niejasności związane z dokumentami będą realizowane sprawniej, a elektroniczna postać faktur pozwoli na szybkie księgowanie.
⦁ Kolejnym ważnym elementem wymagającym usprawnienia są umowy wynikające z procesu negocjacyjnego na podstawie których następnie jest realizowana produkcja, dostawa i usługi z wykorzystaniem programu produkcyjnego i handlowego,
⦁ Powiązane z realizacją zamówienia są zakupy surowców i półfabrykatów a także sposób weryfikacji i akceptacji, opisany odpowiednimi funkcjonalnościami naszgo systemu.
⦁ Ważnym elementem zarządzania jest planowanie i delegacja zadań w odniesieniu do kluczowych procesów w firmie,
⦁ Uporządkowanie korespondencji docierającej i wychodzącej z firmy zarówno w wersji tradycyjnych papierowych dokumentów jak i w wersji elektronicznej zrealizujemy również odpowiednio oprogramowując naszego klienta pocztowego