DOC SYSTEMS

System może pracować w lokalnej sieci komputerowej i być użytkowany jednocześnie przez wielu operatorów: recepcjonistów, księgowość, dział marketingu. Przyjęta zasada licencjonowania pozwala na dołączanie dowolnej liczby końcowek - komputerów roboczych.

Współpraca pomiędzy użytkownikiem i systemem realizowana jest za pośrednictwem kolorowych ikon, czytelnych przycisków i logicznie powiązanych „okienek” oraz graficznych diagramów. Podstawowe czynności recepcyjne realizowane są za pośrednictwem ksiąg, których nazewnictwo jednoznacznie skojarzone jest z zakresem oferowanych funkcji. Funkcje dotyczące procesu rezerwacji gromadzone są w książce rezerwacji, meldowanie i wymeldowanie odbywa się w księdze meldunkowej, itp.

Diagram rezerwacji i meldunków oferuje pakiet funkcji obejmujący obsługę procesu rezerwacji i meldowania - pokazując w czytelny sposób, w formie kolorowych pasków obłożenie i dostępne pokoje w dowolnym okresie.

Obok rezerwacji pokoi często spotykane są szeroko rozumiane rezerwacje zasobów: sal konferencyjnych, gabinetów odnowy biologicznej, rowerów, itp. Dzięki modułowi ZASOBÓW możliwe jest prowadzenie grafika rezerwacji takich zasobów, ich wycena oraz rozliczanie - jako obciążeń, dopisywanych do konta gości, fakturami, rachunkami lub paragonami.

Moduł ZESTAWIEŃ umożliwia przegląd w formie tabelarycznej informacji dotyczących działalności obiektu. Ułatwia odnalezienie interesujących danych dotyczących pracy recepcji, gości hotelowych, przychodów z oferowanych przez hotel usług. Raporty dla GUS (zestawienie KT-1) – wykonywane przez personel każdego obiektu hotelowego, tworzone są w programie w pełni automatycznie.

System CHART pozwala nie tylko na gromadzenie i analizę danych wprowadzanych przez użytkowników, ale współpracować może z różnego rodzaju systemami i urządzeniami peryferyjnymi: centralami abonenckimi, zamkami elektronicznymi, drukarkami fiskalnymi.

W przypadku, gdy hotel połączony jest z obiektem gastronomicznym, wyposażonym w oprogramowanie GASTRO, możliwe jest współdziałanie zarówno z programem GASTRO-POS, służącym do obsługi kelnerskiej, jak i programem GASTRO Szef przeznaczonym do zarządzania procesami kalkulacyjno-magazynowymi.

Moduł INTERNET to nowoczesne narzędzie, pomagające recepcjoniście obsłużyć rezerwacje dokonywane za pośrednictwem sieci internetowej. Wypełnienie i wysłanie formularza na skrzynkę e-mail hotelu powoduje zasygnalizowanie recepcjoniście informacji o nowym zapytaniu rezerwacyjnym. Personel recepcyjny ma możliwość automatycznego przeniesienia zapytania do programu, a następnie, po sprawdzeniu obłożenia hotelu, dokonania rezerwacji i wysłania potwierdzenia na adres e-mail rezerwującego.

Na potrzeby rozwiązań sieciowych stworzony został moduł CENTRUM. Składa się on z dwóch aplikacji - klienta, przesyłającego bazy z obiektów do centrali, oraz systemu centralnego, odczytującego i udostępniającego pobrane dane. Wysyłka baz odbywa się zgodnie z przyjętym harmonogramem (najczęściej w godzinach nocnych), a dane przesyłane są pocztą elektroniczną lub (w nowszej wersji oprogramowania) za pomocą protokołu FTP (rozwiązanie to stosować można również jako mechanizm zdalnej, rozproszonej archiwizacji baz).

Nie zapominamy też o specyficznych potrzebach naszych klientów - sanatoriów i uzdrowisk. Dla nich przygotowana została część funkcji systemu, m.in. wprowadzanie w chwili meldowania danych o skierowaniu, przypisaniu do oddziałów ZUS, KRUS i NFZ, rodzaje pobytów i automatyczne przypisania do turnusów oraz niektóre zestawienia. Dla nich też tworzony jest oddzielny moduł, pozwalający na prowadzenie ewidencji i kart chorobowych pacjentów przebywających w ośrodku - moduł REHABILITACJI. Moduł pozwala również na tworzenie zestawień i wykazów dla prowadzonych turnusów wraz ze szczegółowym rozliczeniem kosztów refundacji.